自1月3日武漢正式發布「不明原因的病毒性肺炎」的通告后,疫情逐日擴散至全國各省和國外多個國家,目前世界衛生組織已經將新型冠狀病毒疫情列為國際關注的突發公共衛生事件。

隨著疫情的發展,武漢之外其他地區政府的防治措施也是不斷升級。國務院正式通知春節假期延期到 2 月 2 日(初九),北京和上海也正式通知,企業開工時間不得早于2 月 9 號。會有更多的城市發布通知延遲開工時間,意味著會有上千萬的企業,在春節后的一周,辦公室是關閉的。接下來春季流感和返工潮,是疫情控制的關鍵時期,很多企業為正常運營考慮,春節后公司轉為遠程辦公,直至疫情結束。

一線的服務行業不能遠程工作!

WFH(Work From Home)在家工作,請先確認您的團隊是否適合遠程辦公,不是所有的企業都可以使用新的工作模式。比如對于民生重大影響的供水、供電、供氣和供熱,通信行業和公共交通的工作人員必然要守護好自己的崗位,保證市民的正常生活。

相信大家宅在家多日是多么期盼物流運輸的有效保障,在我們足不出戶的防止傳染的同時,還有很多在城市奔馳的身影為我們的生活提供保障,商場和超市依然為市民提供食品等生活用品供應。這些奮斗在一線的行業同樣在默默付出,不能享受遠程的工作方式,在此感謝這些醫護行業之外的英雄。

如何有效的遠程辦公

但是遠程辦公對大多數公司來說都是陌生的,很多企業都是面對疫情導致的被迫遠程,難免會有些不知所措。這里作為一個曾就職遠程辦公團隊成員,分享一下自己的經驗,希望可以幫助到大家!

其實在我們日常的辦公室工作中,也同樣需要一些工具來協助我們工作,而WFH僅僅是將辦公室轉移至家庭,除了沒有面對面的溝通外,其實其他的工作都可以由軟件服務來替代,下面幫助大家介紹一些常見工作內容的替換方法。

1. 團隊溝通

如果在辦公室我們最方便的就應該是團隊溝通了,畢竟大家身處同一個辦公區,小組之間的溝通轉一下椅子,回頭喊話即可得到響應,但是同時對于聊天工具我想所有人也同樣不陌生,國民級應用QQ和微信,已經讓我們可以隨時保持聯系。

但是對于工作來講,我建議企業最好啟用專業的溝通工具,如果涉及個人事宜的還是會對工作造成影響,畢竟微信中有我們的家人、朋友、游戲玩伴,以及各種各樣的群,這些碎片的消息清單,會嚴重影響工作效率,不斷的打斷工作思路,如果只開啟企業專用的聊天工具,會讓溝通更加高效。

目前來講我主要推薦的企業聊天工具主要有:釘釘、企業微信、TIM和飛書

  • 釘釘:阿里推出的免費企業溝通工具,具有非常豐富的第三方插件選擇;
  • 企業微信:微信推出的企業版本,支持將微信好友轉移至企業微信中,方便現在正在使用微信的團隊使用;
  • TIM:是商務版的QQ,對于很多習慣使用QQ的企業來講可以嘗試使用,內置免費使用的騰訊云盤和騰訊文檔很好用;
  • 飛書:字節跳動研發的溝通工具,對于團隊日歷及任務管理很方便;

以上工具除了提供基本溝通功能外,都提供了一定的云盤空間,文件傳輸功能的長期備份,我就經常碰到微信傳送的文件失效問題,不得不重新請對方再次發送,非常的尷尬。以下就以釘釘為主要的溝通工具為大家介紹相關的企業工作方法。

延伸閱讀:字節跳動飛書設計負責人專訪

2. 考勤管理

無論什么企業我們基本都需要對員工進行績效管理,其中考勤記錄算是保留項目了,作為企業辦公工具來講,以上工具都已支持,只要設置員工的考勤時間,是否支持外部考勤打卡即可。員工在打卡的時候會調用手機的GPS定位模塊,讀取真實的地理位置,做到遠程打卡的功能。

不得不說阿里的人文關懷,因為疫情原因目前還推出了《員工健康》服務,讓員工在家每日上報是否有咳嗽發熱跡象,方便企業掌控員工的身體情況。

3. 審批管理

對于企業內部難免會有一些對外的采購付款和費用報銷,員工的轉正、升職申請等,都需要根據企業內部商議的審批流程去逐級簽字,在審批中心已經幫我們內置了多種類型的審批模板,企業管理員可以根據企業的情況自定義表單,同時根據條件去設置逐級審批人。

審批記錄中可以清晰的查看審批的時間和批注,而且還提供了手機上的手寫簽名非常的方便。

4. 遠程會議

在工作中我們難免會需要大家群策群力的時候,需要大家提出自己的觀點進行頭腦風暴,需要多次討論去對企業的事務進行決策,所以企業的會議室往往都比較緊張,經常預約不到開會的地方。

那么遠程辦公我們如何開會呢?不要擔心釘釘也給我們提供了多人視頻會議的功能,發起者還可以共享桌面進行文檔的演示,在開會的過程中可以對會議進行錄制,方便會后進行回看或者發送給未能到場的人員,讓相關人員都知曉會議內容。

5. OKR任務目標制

遠程以后信息會更碎片化,各種信息可能會散落在會議、IM、郵件、文檔里,所以建議企業還是選擇更符合企業溝通的IM工具,比如企業微信、釘釘或飛書;然后就是關于任務目標的分配和驗收問題,主要可以通過以下幾點:

  • 培訓團隊負責人,按部門或者工作目標建立項目,科學規劃工作內容。
  • 把工作內容細化為任務,復雜的任務可以進一步拆解為子任務,明確負責人和完成日期;
  • 每個人從檢查本日任務開始工作,每天工作結束后,整理任務完成進展,同步任務完成情況,上傳成果物,使用 @ 功能告知團隊成員;
  • 團隊管理者統計每天查看任務延誤情況,追蹤哪些任務延期,盡早介入,協調團隊的整體工作節奏和進度。

團隊一定要達到共識,大家在遠程工作的時期按照這個共識進行工作,各個小團隊 leader 或者項目經理抓任務執行結果,有問題的時候視頻或者 IM 工具跟上及時溝通即可。

6. 遠程工作中相關的工具推薦:

  • 團隊溝通:企業微信、TIM、釘釘、飛書
  • 任務管理:Tower、Teambition
  • 文檔管理:印象筆記、WPS、石墨、騰訊文檔
  • 設計協作:Sketch cloud、藍湖、Figma
  • 文件傳輸:IM溝通工具內置、百度網盤、Gitlab
  • 素材管理:Eagle、花瓣、百度網盤

員工遠程辦公的注意事項

作為員工不要感覺WFH了,我們就可以放飛自我,自由翱翔了,在開始遠程辦公之后請大家保持以下幾點WFH的基本禮儀:

1. 工作儀式感

如果是初次面對這種工作方式,很多同學非常不適應,我們即面對長期假期有生活危機感,同時也會對WFH工作有消極拖延感,所以在企業選擇這種工作模式后,大家心里要清楚,企業不會讓你在家躺贏工資的,畢竟需要你為企業創造價值,才能雇傭你為企業服務,你的所有產出需要更明確化,那么你工作的強度就有可能會比在公司更大,因為你在公司工作時間可能是8個小時,但是WFH工作可能會996甚至更久。

儀式感

在家辦公同樣需要儀式感,公司會讓我們繼續外勤打卡,盡量不要穿著睡衣就開始工作,畢竟偶爾還是會有視頻會議等,稍微注意一下形象,同時請準備好你的辦公場所,比如工作臺、電腦和手機等,不是非常建議你躺著床上敲鍵盤,這樣自由度更高的場地會讓你更放松,使你注意力不集中,或被其他事物影響而耽擱工作進度,導致工作效率降低,工作周期變長。

作息時刻表

最好為自己創建一個作息時刻表嚴格遵守,比如工作多久可以休息一下,喝杯水上個廁所,什么時間做飯就餐,當然我在制作時刻表的時候還有早間晨練與晚上的Keep室內鍛煉,以及老婆大人安排的收拾家務等等。這里可以給大家推薦番茄工作法,大家可以去了解一下,個人覺得還是比較高效的。

工作/休息模式切換

對于摩羯座的人來講,很容易就進入工作狂模式,即使WFH也請大家更好的陪同家人,我遠程工作那兩年正好趕上寶寶的出生,所以更方便照顧家人,現在更重要的課題就是如何教會家人以及小朋友如何在工作的時候不打擾吵鬧,完成工作后更好的陪伴家人。

溝通時效性

對于WFH的人來說,我覺得最重要的事就是溝通的時效性,也是很多老板擔心的問題,因為在辦公室最不濟可以直接走到工位與其溝通,但是遠程了我該如何找到他?這點是所有遠程團隊最需要保障的,否則團隊豪無效率可談,單兵作戰的團隊除外。

我們當時的團隊有很多同學不在國內的,我們一般也會約定好臨近的時差進行固定時間的會議溝通,有重要的事情也可以通過留言或者Email的方式通知,這樣即使是跨時區的遠程工作,也不會有太大的障礙。

團隊進度公示

對于遠程工作來講,因為不能像之前在辦公室工作,所以團隊內其他人對于項目的推進到什么地步,每個人應該做什么都應該有個清晰的認知,可以使用共享任務情況和日歷的方法,明確團隊內每個人的工作量,合理安排工作進度,對于項目管理也更清晰透明化。

對于延誤的情況管理者應及時進行跟進,遇到疑難問題可以開啟視頻會議等,邀請組內小伙伴共同商議解決,可以切換更好的方案或轉交更專業的伙伴來完成攻堅任務。而對于員工來講實時的提交任務成果是考量你的工作進度重要指標,不要因為忙于任務而忘記提交工作成果哦!

總結

遠程工作來的如此措手不及,對于很多企業來講已經打亂了年初部署的工作計劃,需要學習新的工作模式,但是就像2003年的非典一樣,傷病在帶給我們痛苦的同時也在帶給我們新的機遇,我們無法逃避現實中的苦難,那么就學會用新的工作方法給我們賦能更強大的力量。

最后還是希望大家照顧好自己,勤洗手,少出門,戴口罩,一起讓我們能度過這次難關。

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